Polityka Prywatności i cookies

Polityka prywatności w grupie kapitałowej Lexcarta Sp. z o.o.

Niniejsza Polityka Prywatności jest zbiorem zasad i procedur opisującym zasady ochrony danych osobowych stosowane przez podmioty z grupy Kapitałowej Lexcarta Sp. z o.o .w celu spełnienia wymagań Rozporządzenia PE i RE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Administratorzy Twoich danych osobowych:

  1. LEXCARTA Sp. z o.o. z siedzibą w Wilczej Górze, adres: ul. Żwirowa 8D, 05-506 Wilcza Góra, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Warszawie, pod numerem KRS 0000455527, Kapitał zakładowy 5000 zł, NIP 1231276547, REGON 146587644,
  2. Kancelaria Prawna Lexcarta Piotr Zakrzewski adres: ul. Żwirowa 8D, 05-506 Wilcza Góra,NIP 5381672726 (administrator danych osobowych w zakresie świadczenia usług pomocy prawnej)

zwane dalej Współadministratorami lub każdy z osobna Administratorem.

Dane osobowe i ich przetwarzanie.

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których podmiot z grupy Lexcarta jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których administrator przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Zbieramy i przetwarzamy jedynie te dane osobowe naszych klientów i użytkowników naszych serwisów, które są niezbędne do udzielenia informacji o naszych usługach, realizacji usług prawych oraz innych usług świadczonych przez podmioty z Grupy Lexcarta. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora np w celu marketingu usług własnych przetwarzamy dane z uwzględnieniem  interesu osoby, której dane dotyczą.

Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów .

Administrator przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów tj. osób które zwracają się z zapytaniem o ofertę usług świadczonych przez podmioty z Grupy Lexcarta. Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów przetwarzane są w formie papierowej oraz w systemach informatycznych, takich jak CRM, programy księgowe, programy do obsługi spraw prowadzonych przez kancelarie oraz programy do obsługi poczty elektronicznej.

Zbieramy jedynie dane osobowe niezbędne do realizacji usługi lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie klienta.

Zbierane mogą być również dane osób niebędących osobami fizycznymi oraz przedstawicieli i pracowników tych osób.

Zbierane dane osobowe obejmują między innymi: imię i nazwisko, nazwę pracodawcy, stanowisko osoby kontaktowej, numer telefonu, adres e-mail lub inne służbowe dane kontaktowe. Ponadto, w przypadku klientów, przetwarzamy również dane dotyczące płatności, w tym dane niezbędne do realizacji płatności online takich jak numery kart kredytowych, numery rachunków bankowych.

Tajemnica zawodowa 

Dane osobowe pozyskane w ramach świadczenia pomocy prawnej podlegają tajemnicy zawodowej radcy prawnego lub adwokata i mogą byc ujawnione jedynie w ściśle określonych przez prawo sytuacjach, na podstawie decyzji sądu.

Podstawa przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących naszymi klientami opiera się na następujących podstawach:

  • w celu wykonania zawartej umowy (zamówionej usługi)
  • w usprawiedliwionym interesie administratora danych ( marketingu bezpośredniego produktów własnych, windykacji zabezpieczeniu dokumentacji na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub na potrzeby dochodzenia roszczeń)
  • zgody , zgody na e-mail marketing lub telemarketing
  • obowiązków wynikających z prawa (np. prawa podatkowego lub przepisów o rachunkowości).

Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących potencjalnymi klientami opiera się na:

  • usprawiedliwionym interesie administratora danych (marketingu bezpośrednim usług własnych)
  • zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing, udzielenie odpowiedzi na zapytanie)

Dane osobowe użytkowników odwiedzających nasze strony internetowe oraz korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną

Stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną zbieramy i przetwarzamy tylko takie dane użytkowników odwiedzających nasze strony internetowe oraz korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną (łącznie Serwisy), które są niezbędne do świadczenia tych usług.

Pliki Cookies

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do poprawnego działania serwisów, należą do nich w szczególności:

  • utrzymanie sesji użytkownika;
  • zapisanie stanu sesji użytkownika;
  • umożliwienie autoryzacji z wykorzystaniem Serwisu logowania
  • zapisanie informacji pozwalającej na anonimowe zalogowanie użytkownika;

Inna kategoria plików cookies, to pliki, które nie są niezbędne do korzystania z Serwisów, ale ułatwiają korzystanie z nich. Wykorzystuje się je, aby umożliwić skorzystanie dodatkowych funkcji takich jak na przykład ustawienie preferowanego języka, waluty, rozmiaru czcionki i innych tego typu właściwości ułatwiających pracę z aplikacją;

Użytkownik może zarządzać plikami cookies wykorzystywanymi przez Administratora lub przez jakichkolwiek innych zewnętrznych dostawców, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej.

Wykorzystujemy pliki cookies w celu monitorowania ruchu na naszych stronach przy www wykorzystaniu usługi google Analytics. Przetwarzanie danych obywa się na podstawie gromadzenia anonimowych danych obejmujących np.

  • zbieranie zbiorczych statystyk, które pozwalają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony internetowej i umożliwiają nam ulepszanie naszych produktów;
  • ustalanie liczby anonimowych użytkowników naszych stron WWW.
  • monitorowe jak często pokazywana jest użytkownikom wybrana treść;
  • zbieranie informacji o lokalizacji użytkowników wchodzących na nasze strony www.

Użytkownik może w każdej chwili zablokować usługę google Analytics z poziomu swojej przeglądarki. Więcej informacji o dodatku do przeglądarki blokującym Google Analytics znajduje się pod linkiem  https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Okres przetwarzania danych osobowych:

Okres przetwarzania danych osobowych przez administratora wynika z przepisów prawa lub uzasadnionego interesu administratora adekwatnego do celu przetwarzania danych osobowych.

Okresy przetwarzania poszczególnych kategorii danych są następujące:

1) w przypadku, gdy administrator przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika;

2) w przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu  lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;

3) przypadku, gdy administrator przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy

4) dane o ruchu gromadzone w ramach usługi Google Analytics przechowywane są przez okres 14 miesięcy.

5) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy wynosi maksymalnie 10 lat.

Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane przez administratora podmiotom trzecim tylko jeżeli zezwalają na to przepisy prawa. Dane przekazywane i przetwarzane przez odbiorców na podstawie umów powierzenia przetwarzania, które zawierają wszelkie niezbędne postanowienie dotyczące bezpieczeństwa i środków ochrony.

Odbiorcami danych osobowych klientów lub użytkowników naszych Serwisów mogą być:

  • radcowie prawni, adwokaci doradcy podatkowi lub inni prawnicy wykonujący czynności obsługi prawnej klientów na nasze zlecenie.
  • podmioty z grupy kapitałowej Lexcarta.
  • podmioty świadczące usługi hostingowe
  • podmioty realizujące kampanie marketingowe
  • pozostali podwykonawcy, świadczący usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu,
  • podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe.
  • biuro informacji gospodarczej (w zakresie w jakim przepisy prawa zezwalają na przekazywanie danych)
    firmy windykacyjne
  • audytorzy i biegli rewidenci,
  • organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej, (w takim zakresie w jakim przepisy prawa zezwalają na przekazywanie danych z uwzględnieniem szczególnej ochrony prawnej danych wynikającej z tajemnicy zawodowej radcy prawnego lub adwokata )
  • podmioty z grupy kapitałowej Lexcarta.

Przekazywanie danych 

Nie przekazujemy zgromadzonych danych osobowych naszych klientów lub użytkowników innym osobom lub instytucjom, chyba że dzieje się to za wyraźną zgodą lub na życzenie użytkownika, wynika wprost ze zleconej sprawy lub też na żądanie uprawnionych organów na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. Nie przekazujemy również danych osobowych do krajów poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że wymaga tego interes osoby której dane dotyczą lub w przypadkach wskazanych przez prawo.

Prawa przysługujące podmiotom, których dane dotyczą i sposoby ich realizacji

Dostęp do danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: pl-ochrona.danych@wolterskluwer.com.

Zmiana danych osobowych

Zmiany, w tym zaktualizowana swoich danych osobowych, które przetwarza Administrator można dokonać poprzez wysłanie maila na adres e-mail: kancelaria@lexcarta.pl lub – w odpowiednich przypadkach – skontaktowanie się z nami za pośrednictwem odpowiedniej strony rejestracji na naszej stronie www lub zmianę danych osobowych przechowywanych w odpowiednich aplikacjach, w których dokonano rejestracji.

Wycofanie zgody

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W braku odmiennej informacji, to znaczy jeśli nie podaliśmy innego adresu czy numeru kontaktowego celem wycofania zgody, prosimy o przesłanie do nas maila na adres kancelaria@lexcarta.pl

Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa.

Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:

przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła,
dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Z kolei w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych podpowiadamy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.

Pozostałe prawa: prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych

W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres: kancelaria@lexcarta.pl

Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez administratora albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez administratora jeżeli przetwarzanie danych obywało się na podstawie zgody. Ponadto, w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych

W razie pytań, zastrzeżeń lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii, prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: kancelaria@lexcarta.pl lub tradycyjnym listem na adres wskazany powyżej .Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.

Osoby, których dane osobowe przetwarza administrator, mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: uprzednio Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).